大家所在社团问题的探究

龚逸伟

协会现在存在的几个重要问题是传承、执行力度差、第二学期部门没有存在感。
传承：
我们的传承不仅仅是因为现在协会的办公室没有了，另一个方面是现在资料的整理都交给了大一的小白菜手中。以前协会有办公室的时候，有人去值班，还需要写值班日记，虽然这些都只是大家随笔而写的，但是在以后看到的时候，总是感到很温馨，现在随着电脑的普及，大部分资料都变成了电子档的，虽然的传阅的时候变得简单了，但是不可避免的是遗失率反而更大了，所以我们现在把协会的资料整理全部交给了大二的手中，毕竟他们比大一的能够更加认真的去手机和保存。
执行力度差：
协会每次的活动虽然也是有一个部门承办的，但是因为需要其他部门的协助，但是在活动的时候，因为其他部门的小白菜有时与这个部长不熟悉，发现自己部门的部长一个都没有来，就会自己想要走，而现在是真正的把一个活动全部交到了一个项目组的手中，每一个项目组都是独立的，只要这个项目的有精力和时间，就能够完成每一个活动。
部门存在感：
协会到了第二个学期，因为团队的成立，所以几乎把每个部门的精英人才都抽调走了，所以协会到了下个学期部门几乎没有存在感，很多部门直接第二学期就开学一次见面之后就没有在开过会议了。
部门职责：
有的部门因为部长的问题，导致了协会关于这方面的事情都瘫痪了，因为项目组是独立的，所以不存在摸一个部分全部瘫痪，除非所有的项目组都是不积极的，虽然把一个部分分到几个项目组会导致不如在一起的资源和人力强大，但是却避免了全部瘫痪。
还有是在协会部门方面，不能突破以往的模式。现在协会的每个部门都存在一些问题，比如植物组与自然组的一些重叠问题等。

softwind

协会现在存在的几个重要问题是传承、执行力度差、第二学期部门没有存在感。
看到这句话，感觉说的问题都蛮好的。看到下面的解释，感觉。。。怪怪的。。。


传承：
我们的传承不仅仅是因为现在协会的办公室没有了，另一个方面是现在资料的整理都交给了大一的小白菜手中。以前协会有办公室的时候，有人去值班，还需要写值班日记，虽然这些都只是大家随笔而写的，但是在以后看到的时候，总是感到很温馨，现在随着电脑的普及，大部分资料都变成了电子档的，虽然的传阅的时候变得简单了，但是不可避免的是遗失率反而更大了，所以我们现在把协会的资料整理全部交给了大二的手中，毕竟他们比大一的能够更加认真的去手机和保存。


1、如果你的传承指的是一种文化（值班日记、温馨什么的），没有办公室的话确实这方面会比较有难度，一种氛围的建立。暂时也没有想到特别好的办法
2、看你写资料电子档啊、传阅、遗失率什么的，虽然也有传承的意思在，但我感觉这个问题好像划归为“资料的保管”，或者“存档”更为准确点？
分享下我在协会的时候建立的制度好了。分为日常收集和年度整理。


日常收集，每年都会确定一个负责人（根据这几年情况看，一般是由会长或者副会负责，当然这个你们可以视情况决定，谁合适就谁来干），然后要求，只要有活动（不管是活动、团建、集训、外派营期等等各种），就要求结束后把资料（照片）发给负责人。这个既靠部长自觉，更多是靠这个资料整理人的督促。（有的时候资料整理人也会偷懒或者没做好，这时候就需要其他方面的监督）


年度整理（每学期结束都会全部整理一次，也就是一年里，寒假一次暑假一次），整理的依据，就是活动记录表（所有活动都会记录）。
寒假整理一次，是为了不至于到暑假换届交接整理的时候，才发现上学期的资料有很多残缺，然后因为时间过的太久，无从弥补。
暑假整理一次（会更加完整），然后交接给下一届，会让他们暑假有空就去看资料（对协会一年、乃至往年的情况，都有了解）


资料安全
我当时规定的是4重备份（之所以这么多重，纯属被我老大搞怕了，当时他电脑好像是还原了还是什么的，所以他这届的资料不全。所幸往届的都还在）
1、协会硬盘（说实话，这个东西真的非常好用，绝壁提高效率的东西），协会硬盘里有协会历届所有资料。硬盘交给当届资料整理人负责。一重备份
2、当届资料整理人自己的电脑里要存有本届资料。二重备份
3、上届资料整理人自己的电脑里要存有上届的所有资料。三重备份（解释说明下，意思是，如果你要删自己这届的资料，至少过2年才能删）
4、协会云盘，存有协会历届资料（除本届外）。四重备份
云盘也是个很好用的东西，有的时候什么东西都往群文件里发也比较烦，群文件还需要定期整理。云盘的话，直接给账号密码登录查看就可以了。然后大一小孩，我们不会给账号密码，如果有东西想给他们看的，会通过共享，发链接的方式。


然后每年换届交接的时候，由本届资料整理人整理好全部资料，传到协会云盘里，再把硬盘交接给下一届负责人。
目前我协会的情况是，1和4都有做到，已经执行3年了。2和3的完成情况可能就没那么好了。

softwind

执行力度差：协会每次的活动虽然也是有一个部门承办的，但是因为需要其他部门的协助，但是在活动的时候，因为其他部门的小白菜有时与这个部长不熟悉，发现自己部门的部长一个都没有来，就会自己想要走，而现在是真正的把一个活动全部交到了一个项目组的手中，每一个项目组都是独立的，只要这个项目的有精力和时间，就能够完成每一个活动。


首先，根据你的描述，我没看出来这和执行力有啥关系？


然后，我感觉你说的“项目组”不是特别明确，不过我猜测你们是否是这样的制度：有一个项目 主要由哪个部门承担（负责），然后这个部门就成为了一个项目组= =？（所以有的时候需要其他部门的协助？）
【从第三个问题里大概看明白了你们的项目和部门的制度，这里就不修改答案了，直接看我下面的回答就好~】


假设，完全撇开项目组这个概念，单纯去说“因为其他部门的小白菜有时与这个部长不熟悉，发现自己部门的部长一个都没有来，就会自己想要走”这个现象。这个其实很明确啊，就是协会全体成员跨部门跨项目组的融合和交流力度不够嘛~当然，说的好听点，也可以说是部门建设比较好（别是部门感又弱，协会整体也不熟，那就是团建方面做的不太够了呢）。所以小孩就会出现你上面说的那个现象。给个参考方法的话是，可以在平时让几个部门的负责人合作一起带队（集训啊、团建啊、XXX啊，反正就是不是活动，是内部建设性质的），面向对象是社团全体成员，这样就可以促进跨部门的交流咯


最后一个点，“发现自己部门的部长一个都没有来”。假设A部门负责的活动，B部门作为协助部门，通知了B部门的小孩去帮忙。那我觉得，B部门的部长一个都没去，有点不是很好哦（也就是说从要求协助部门负责人至少有一个到场，这也是一个可以入手的点）~
如果B部门的小孩确实和A部门部长们都不熟悉（也可能是A部门的部长本身不活跃），小孩离场，是很可以理解的事情嘛~

softwind

部门存在感：
协会到了第二个学期，因为团队的成立，所以几乎把每个部门的精英人才都抽调走了，所以协会到了下个学期部门几乎没有存在感，很多部门直接第二学期就开学一次见面之后就没有在开过会议了。
看到这里我看懂你们的制度了，应该属于部门和项目结合的那种吧？但你说把人抽调走了，“抽调”的意思应该不准确？精英人才应该同时仍然还是这个部门的人才对吧？只不过同时有2层身份，既是部门的，又是项目组的？
部门有没有存在感，开几次会议，有没有活动，我个人感觉，真的更多还是在于部长的。当然，有可能会因为，部门精英分别参与到各个项目组里，导致部门要凑齐人开展活动难度提示。但是，从这个角度来说，没什么影响啊我感觉。上学期，部门认真做部门建设，协会也重视整体融合，那么大家相互之间很熟悉，为下学期的项目组配合打下基础。到了下学期，虽然部门被弱化了，但是可以以项目组为单位加强交流，不是也挺好的么？




部门职责：
有的部门因为部长的问题，导致了协会关于这方面的事情都瘫痪了，因为项目组是独立的，所以不存在摸一个部分全部瘫痪，除非所有的项目组都是不积极的，虽然把一个部分分到几个项目组会导致不如在一起的资源和人力强大，但是却避免了全部瘫痪。
还有是在协会部门方面，不能突破以往的模式。现在协会的每个部门都存在一些问题，比如植物组与自然组的一些重叠问题等
啊这个部分我实在没有看得很懂。。。或许你可以进一步描述一下。。。~~~
就，不是很搞得清，你到底想解决啥问题？感觉啥都扯扯。。。又啥都没扯清楚明白。。。
好难回答啊~

softwind

连回4楼，有种霸帖的感觉啊~哈哈

话说，楼主的标题范围真大。。。
顺便，晒一下我协会的云盘（有得瑟的嫌疑？哈哈，抛砖引玉~），小孩们不会怪我乱晒吧？
这个真的还是蛮需要时间、耐心和思路，去整理的，因为我自己对资料这方面很在意，所以前段时间还登录看了一下，给他们说了一些资料应该分类放哪里比较好


这个是最上层，图片和文档是分开的（我的感觉，不要按照活动或者项目去归类资料，因为那样你要找个图片，真不好找，特别是如果需要做一个照片合辑啊、视频啊，等等，需要大量找资料的情况下）


这个是文档点进去的下一级（图片也是一样的这种分类）
文件名是按照历届会长来命名的，也算是对协会历史的一种记录吧~
截这张图的时候，想了想，这个应该算公开信息吧。。。= =嗯嗯
然后年份的话我是按照在协会任职的来命名（不过这个随意啦，能看得明白怎样都好）


这是每届，都按照这种格式来划分（我那时候把往届所有的资料，按照这个分类，全部重新分类整理了一遍。嗯，幸好我协会历史短）

这个是图片点进去后的分类（再点进去就是按活动来分了）




然后，补充1楼，想起来我营友他们协会，有个传统我觉得非常好（不过我协会还没做到这个程度）
他们除了协会统一整理资料以外，每个部门的负责人，在协会交接的时候，都会留很多东西给接班的小孩（从资料、到文化纪念品等等，来源各样，可能是自己“搜刮”的胸章啊，文化衫啊，都会送给小孩，那样）。就是部门会有自己部门负责人收集整理的东西，像“遗产”？那样留给小孩。所以甚至有些时候，他们有些资料，会在部分负责人手里有，然后协会可能还不一定有（啊我主要是想强调他们交接是有2条路的，一是协会硬盘，二是部门内，上一届和下一届的交接）。
然后他们是属于部门感很强的那种

龚逸伟

softwind:部门存在感：
协会到了第二个学期，因为团队的成立，所以几乎把每个部门的精英人才都抽调走了，所以协会到了下个学期部门几乎没有存在感，很多部门直接第二学期就开学一次见面之后就没有在开过会议了。
看到这里我看懂你们的制度了，应该属于部门和项目结合的那种吧？但你说把人抽 .. (2015-09-26 02:07) 

                               
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解释一下，我们现在还是部门制，如果个别部门部长不负责任，我们全协会的大活动举办起来就比较困难，他们部门所要做的工作就需要其他人来做，但是别人并不熟悉他们的工作。

熙→葉←悠

读不懂，！

softwind

这个吧，感觉就是制度有点问题了哦？三言两语说不清了咯~
不过举个例子，不知道合适不合适
我们做活动出策划会出两份，一份是对外的，一份是内部的执行策划。嗯，然后我对策划（准确的说是执行策划）的解释就是，是一份别人拿到手就知道该做什么，该怎么做的东西~
我是不是说的太隐晦了点儿。。。= =